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Compte-rendu de l’Assemblée Générale 2018
jeudi 8 février 2018 par Jacques
Associations présentes :
- Les Amis du Muguet représenté par Jacqueline DAMONGEOT
- Comité de Jumelage représenté par Philippe MALANDRE
- Cerf Volant représenté par Véronique BUFFET
- Vit en Forme représenté par Jean-Michel BELLOT
- Billard Club représenté par Michel ENGELMAN
- Le Verdot représenté Maurice COCHE
- Excusé – Jean-Paul DHORNE - Pétanque Longchampoise
Membres du bureau :
- Jean CHALUMEAU– Président
- Anne-Laure LEPAUL - Vice Président
- Jacques PROFILLET – Webmaster
- Excusé – Jean PERDRISET - Trésorier
- Franck MARTIN – Délégué organisation
- Didier CLAUDON – Intendant matériel
- Edmond SIRURGUET – Délégué signalisation
- Hélène HARTER – Secrétaire
- Muriel ROY — Secrétaire Adjointe
- Claudette GAY — Déléguée décorations et services
- Alain CREUX — Délégué opérations spéciales
- Jean Philippe PETAZZI — Assistant technique maintenance
Adhérents présents :
Noëlle ANTHONIOZ, Josiane BELLOT, Sandrine BOUTON, Michel BUFFET, Françoise CHALUMEAU, Christelle CLAUDON,Maurice COCHE, Francis CREUX, Nicolas DEGREMONT, Cyril DHORNE, Maxime FOURDRINIER, Vincent FRASCOLLA, Jean-Marc FRELIH, Serge GAY, Alain GROSJEAN, Mickael GUYOT, Olivier LEBLANC, Gilles LEMAITRE , Mickaël MEDOLA, Jean-Louis MEDOLA, Christian MONIN, Patrice MOREAU, Aurélie MOUGIN, Daniel MOYEUX , Liliane et Michel MUGNERET, Peggy et Emmanuel PERDRISET, Nadège QUESNEL Gérard REY, Françoise et Daniel RINQUIN, Jean-Michel VADOT, Bernard VERRIERE .
Absents excusés :
Jean-Marie BOUCHARD, Marie Claire et Roland GOUJON, Aurélien JEUVREY, Joël et Thierry MANIERE, Martine MENEY, Laurent MOUGIN, Alice PERDRISET, Christiane et Bernard RIZET, Robert TESTORI.
Ordre du Jour :
1. Rapport moral du Président
2. Rapport de la Secrétaire : Bilan de l’année
3. Rapport du Trésorier : Bilan financier
4. Intervention de Monsieur le Maire
5. Décisions et questions annuelles
6. Questions diverses
7. Élection du bureau directeur
Le président ouvre la séance à 18h en saluant les participants venus nombreux. Le président remercie Monsieur le Maire de sa présence, ainsi que Marie Noëlle MARION, présidente de la commission vie associative et tous les représentants des diverses associations.
Le président indique que le comité a reçu des courriers de remerciements de la part :
- De la société Cerf Volant pour notre participation au Téléthon
- De Monsieur le Maire pour notre participation à la fête nationale du 14 juillet et l’organisation de nos jeux Inter-Quartiers.
RAPPORT MORAL DU PRESIDENT
Lecture est faite par Jean CHALUMEAU - président de son rapport moral 2017.
RAPPORT DE LA SECRETAIRE : Hélène HARTER
Réunions :
En 2017 : 8 réunions ont été tenues + l’Assemblée Générale du 18 février
5 réunions bureau : 12/02 – 14/03 – 31/05 – 19/07- et 20/09
3 réunions avec adhérents – 12/04 – 13/06 – 08/11
Location ou prêts vaisselle :
18 locations payantes pour 637.55€ dont 33.50€ de casse. Plus de locations en quantité 18/13 mais moindre en coût.
7 prêts à la commune pour leurs cérémonies ou manifestations
Quelques autres prêts aux associations : jumelage, les Amis du muguet….
Nouveaux tarifs 2018 en ligne sur le site du comité des fêtes avec dorénavant un montant minimal de location forfaitaire fixé à 15€ que ce soit pour la vaisselle ou les locations de matériel divers.
Un flyer pour informer des locations possibles et rappeler les noms et téléphones des chargés de location a été distribué dans les boîtes aux lettres courant janvier.
Adhérents :
A ce jour 63 adhérents.
Réunion AG 2017 3/7 03-02-2018
Nous avons 2 adhérents 2017 non reconduits et 3 adhérents nouveaux en 2018.
Adhérents non reconduits :
Cécile BRECHAT et Frédéric PITTILLONI pour non participation en 2016 et 2017.
Adhérents nouveaux que nous accueillons bien chaleureusement et que nous connaissons bien puisqu’ils participaient déjà à l’organisation de nos manifestations :
Christiane RIZET, Michel BUFFET et Laurent MOUGIN, Sandrine BOUTON remplace Mr MOYEUX du Billard Club
RAPPORT DU TRESORIER : Jean PERDRISET étant excusé, rapport présenté par
le Président – Jean CHALUMEAU.
Le bilan financier présente un bénéfice de 186.44€ pour l’année 2017 ce qui porte la situation des comptes du comité des fêtes au 31/12/2017 à 9 532.00 € contre 9 345.56€ en 2016.
Les dépenses et recettes par article sont commentées et détaillées au tableau au vu d’un fichier présenté sur vidéo : manifestations, dépenses administratives, fonctionnement, investissements et réceptions, recettes locations, subventions, cotisations…
Les sociétés adhérentes et les établissements publics recevront le bilan exact avec les montants des comptes bancaires, espèces et stocks à la date du 31/12/2017.
INTERVENTION DE MONSIEUR LE MAIRE.
Jacques PROST prend la parole pour remercier chaleureusement Jean CHALUMEAU, personnage irremplaçable pour l’instant et présente aussi ses remerciements à tous ceux qui sont présents et surtout aux membres du comité et des associations qui font
ensemble une équipe forte et dynamique.
Monsieur le Maire précise que les associations de Longchamp sont l’arbre vertébral du
Vivre Ensemble. Il souligne que c’est très bien que cette soirée puisse se faire au sein de la salle des fêtes qui donne davantage de facilité pour le repas qui suit cette assemblée générale.
Monsieur le Maire s’aperçoit que l’argent récolté lors des manifestations du comité des fêtes est réinvesti en matériel et remercie tous les bénévoles qui passent beaucoup de temps à gérer cette association comme une entreprise et vu les résultats présentés est parfaitement exploitée.
Remerciements également autour de la kermesse des écoles puisque les bénéfices vont profiter aux écoles et Monsieur le Maire compte sur nous pour renouveler cette action qui a rapporté aux écoles un peu plus de 1500€. Le Président précise que ce sont les parents adhérents au comité des fêtes qui ont des enfants à l’école qui prennent en main toute l’organisation. A partir de 2018, c’est Aurélie MOUGIN qui fera le lien entre parents, enseignants et comité des fêtes.
Pour terminer, Monsieur le Maire signale que la baisse des dotations de l’Etat va
surement impactée les subventions accordées annuellement aux associations.
DECISIONS ET QUESTIONS ANNUELLES.
(Avec redite année après année pour certains postes. Ecrits indispensables pour les
nouveaux arrivants et pour les autres, se remémorer les règles qui régissent notre
association).
—COTISATIONS DES MEMBRES
Rappel : la cotisation a été fixée à 5€ par adhérent et 7.50€ pour les couples pour
l’exercice 2018. Le bureau propose de maintenir cette cotisation pour 2019. Il est encore temps d’inscrire votre conjoint (e) surtout si le conjoint donne la main quelquefois ; ce n’est pas pour faire du nombre mais pour les invitations éventuelles au vu de la carte d’adhérent.
— ADHESIONS.
Le président rappelle que les adhésions au comité sont soumises aux articles 3 et 18 des statuts.
—MATERIELS POUR ADHERENTS
Les adhérents acquittent le même montant que les particuliers en cas de demande de
matériel. Cependant : le matériel est prêté gratuitement aux habitants pour les
demandes de rassemblement après des funérailles. Certains demandent la salle des
sociétés à la mairie, d’autres les chapiteaux au comité.
—ASSURANCES
En 2017, le comité des fêtes a subi un sinistre lors de la préparation du 14 juillet. Un
chapiteau a été endommagé par la tempête. Après bien des démarches, l’assurance de la commune a versé un montant de 415€ au comité pour dédommagement. Le président a demandé à l’assurance du comité des explications en décrivant le sinistre : responsabilité, montage, etc…
Il en résulte que lorsque le comité prête son matériel à qui que ce soit, c’est l’assurance du locataire qui fonctionne. Le plus étonnant reste qu’une manifestation organisée par le comité, l’assurance du comité ne fonctionne pas. Le comité n’est assuré que pour les vols dans le local, les dégâts des eaux, l’incendie, les risques locatifs et bien entendu la responsabilité civile avec en sus une aide juridique.
—BONS DE COMMANDE
Les sociétés doivent respecter la même procédure que les particuliers à savoir le dépôt d’un bon de commande. Je découvre que les sociétés et les établissements publics sont souvent de mauvais élèves ; plusieurs exemples dont le dernier date d’hier lorsque je découvre des bancs dans cette salle. Je me pose la question : Ne faut-il pas demander une caution pour tous ? Transmettre les bons de commande dès que vos dates sont fixées.
VAISSELLE ET MATERIEL SALLE DES FETES
Hélène HARTER– Tél : 03.80.37.89.77 OU 06.44.72.30.13 ou heleneharter@orange.fr
AUTRES MATERIELS : chapiteaux et mobiliers
Didier CLAUDON contact uniquement de 16 h 00 à 19 h 00 au 06.27.02.35.27
Le vidéoprojecteur est maintenant gratuit pour les sociétés adhérentes, reste payant
l’ampli sono et le parquet.
Pour l’enlèvement et le retour du matériel, voir les responsables.
—CONSIGNES D’UTILISATION DU MATERIEL
Des consignes sont données au verso de la feuille règlement de location.
Une mise au point particulière : les tables et bancs doivent être rangés plateaux sur
plateaux.
On découvre du matériel en panne ou des verres cassés, des assiettes ébréchées ; la
moindre des choses est de prévenir et de le signaler au moment du rendu.
L’achat de sangles, sabots et piquets a été effectué ainsi que la fabrication de plots afin de mettre tout en oeuvre pour que le risque d’incident soit réduit.
—DISTRIBUTION DU MATERIEL
Il convient de respecter deux points : les horaires et la main d’oeuvre : ce n’est pas aux responsables du comité d’assurer la manutention du matériel.
Didier et Alain se sont proposés pour assurer le transport du matériel et le début du
montage des chapiteaux pour les particuliers.
Ceci pour deux raisons : problème d’attente et surtout problème de montage souvent
désastreux. Par contre, un surplus de 15€ sera demandé pour un transport et de 25€
pour deux transports.
—UTILISATION DES BOUTEILLES DE GAZ.
Compte tenu des contrôles effectués l’an passé, le tarif demandé pour l’utilisation des
bouteilles de gaz sera de 4€ par journée pour le butane et de 3€ pour le CO2 par fût de
bière.
—HYGIENE
Nous devons être vigilants en matière d’hygiène : ports de gants alimentaires voire de
charlotte au poste de cuisson, interdiction de fumer derrière les stands alimentation,
tenue des stands propre.
Dorénavant le comité des fêtes dispose de deux sacs de torchons ; l’un destiné aux
barbecues, friteuses et service, l’autre à la vaisselle.
Appel : si des personnes disposent de vieux chiffons, le comité est preneur pour le
nettoyage des friteuses et barbecue. Ces chiffons sont jetés après utilisation.
Le nettoyage des tables, des grills, des friteuses, des réfrigérateurs, c’est à l’utilisateur de l’assurer ! Quant à la tireuse à bière qui doit être nettoyée après chaque utilisation, hygiène oblige, c’est un autre problème et le comité s’en charge.
—REUNIONS
Manifestations : généralement une réunion d’organisation est programmée.
Si vous pouvez participer à la manifestation mais pas à la réunion, merci de prévenir
pour faciliter le travail des responsables de l’organisation.
Bien entendu, ce serait bien de participer au moins une fois à une activité.
Merci de répondre favorablement ou non à nos demandes sans attendre un rappel.
J’ai constaté l’année dernière un problème pour le rangement lors des manifestations ;
c’est peut-être un manque d’information de ma part, je vais rectifier cela.
A la prochaine réunion ou par mail pour aller plus vite, merci de transmettre la
composition du bureau des associations pour modification sur le site. Il existe encore
des incohérences de même sur le site de la commune.
INVENTAIRE DU MATERIEL
Les listes complètes de matériel sont présentées sur un fichier informatique.
Chaque année, nous supprimons le matériel recyclé et ajoutons le nouveau matériel.
A titre indicatif : le matériel du comité est évalué à près de 60000€, valeur à neuf.
—RELATIONS COMITE/COMMUNE
Jean Marc Frelih est le délégué comité/commune. Il s’occupera de la sono si la commune ou les écoles en ont besoin.
Il a pris également en charge le montage du parquet lors des jeux inter quartiers et du
14 juillet.
—PROJETS D’ACHATS ET TRAVAUX
Par anticipation, l’achat de 2 chapiteaux pliants 4 x 8 a été effectué en fin d‘année.
Compte tenu des risques, pour l’instant, ils ne seront utilisés que par le comité. Ils
pourront également être loués aux adhérents avec des consignes particulières.
Cafetière 20 tasses pour remplacer celle existante et qui ne donne pas satisfaction
aux locataires.
Stock de verres NAPOLI 18 cl et 24 cl pour remplacer les casses qui sont
nombreuses.
Revêtement qui supporte la chaleur pour équiper proprement nos tables de
service.
Achat d’un autre guichet indispensable lors des « coups de feu ».
20 chaises pour remplacer celles qui sont impropres à leur utilisation.
Il reste des travaux de maintenance en cours :
Frigo et barbecue : réparation à assurer par Jacques PROFILLET
Remorque, tables et bancs : Jacques PROFILLET
Remorque caravane : Didier CLAUDON
Peinture des caisses à terminer : Edmond SIRURGUET
Quelques poignées de caisses à revoir : Jean Philippe PETAZZI et Jean PERDRISET
Trouver un socle équipé de roulettes pour le guichet (Jacques) et le repeindre (Edmond).
Modification éventuelle de quelques caisses, poignées à revoir caisse à outils
Réparation lattes plancher par menuisier. Jean PERDRISET et les volontaires.
L’année 2018 sera donc placée en priorité sur la maintenance des équipements et
l’organisation matérielle. Si vous avez des propositions, elles seront étudiées par le
bureau. Un rendez vous pour des travaux de maintenance sera transmis aux
adhérents prochainement.
CENTENAIRE DE L’ARMISTICE DE LA GRANDE GUERRE
Le président a proposé au bureau de s’associer à cette commémoration ; c’est l’occasion de montrer une autre fonction du comité des fêtes. Toutes les idées seront étudiées lors d’une prochaine réunion.
Proposition actuelle : Exposition à la bibliothèque avec un jeu dédié à l’inter quartiers (quizz ou autre…)
ELECTION DU BUREAU
Le président a fait un appel à candidature pour venir assister les membres du bureau
mais sans succès.
Il précise que les membres actuels ont accepté de reconduire leur mandat pour
l’exercice à venir et nous passons aux votes.
Un premier vote pour entériner le vote à main levée et non à bulletin secret. Un
deuxième vote pour confirmer les membres du bureau dans leur fonction.
Aucune objection de la part des adhérents, les 12 membres du bureau sont réélus.
Clôture de l’assemblée générale à 19h05 suivie d’un apéritif et d’un repas