Compte rendu de l’Assemblée Générale 2015

Associations présentes : Les Amis du Muguet, Comité de Jumelage, Billard Club, Cerf Volant, Le Verdot, Pétanque Longchampoise, Tennis club, Vit en Forme, Fan Club Michel Orso.

RAPPORT MORAL : Jean Chalumeau, président.

Le président ouvre la séance en remerciant M. Maire, les conseillers municipaux, les directrices des écoles et tous les membres représentant les associations.

En 2014, le comité des fêtes était composé de 47 membres. Après 5 démissions en mars, l’effectif a enregistré plusieurs adhérents potentiels dont certains ont répondu favorablement pour 2015 après accord du conseil d’administration au cours de l’année.

Le bilan de l’année 2014 est dans l’ensemble satisfaisant même si le comité des fêtes a du subir anormalement les évènements municipaux de mars, certaines personnes faisant l’amalgame entre la municipalité et le comité des fêtes.

Le président préfère mettre en avant ce qui est important pour une association : « Dans un groupe d’hommes et de femmes bénévoles, tous les caractères sont représentés, nous sommes tous différents avec nos qualités et nos défauts ; l’essentiel est d’utiliser les compétences de chacun. »

L’année 2014 a été très satisfaisante concernant les manifestations :
vide grenier et foire aux plants le 27 avril, journée satisfaisante, brocante du 28 septembre, grande réussite avec un record du nombre d’exposants.
Le comité a maintenu le repas du 15 novembre malgré une participation moyenne mais nous souhaitons conserver ce moment de convivialité entre adhérents et amis.

Le comité a participé également à d’autres manifestations :
le 1er mai avec les Amis du muguet, la tenue d’un stand barbecue lors de la journée portes ouvertes du lycée avec le Verdot, la fête nationale organisée par la municipalité avec le billard club, la tenue de la buvette lors de la soirée organisée par le fan club Michel Orso malheureusement avec peu de succès et la fête de la musique avec les divers talents la veille de la journée sportive.

Mais c’est le weekend Sport pour tous, tournoi inter quartiers du 22 juin qui apporte le plus de satisfaction même si l’on pourrait espérer plus de jeunes. Un petit clin d’œil aux directrices d’école pour inciter les jeunes à participer. Peut être pourrions nous présenter les jeux lors des séances de TAP. Une grande réussite avec 140 joueurs qui ont participé partiellement ou totalement aux différents jeux proposés. Quelle satisfaction de voir les nombreuses personnes qui ont encadré la journée.
Un moment fort, soyez tous remerciés !

Les dates suivantes ont été inscrites en mairie pour 2015 :

Vide greniers 26 avril,

Sport pour tous inter quartiers 21 juin,

brocante 27 septembre,

repas le 14 novembre

et éventuellement les autres manifestations avec d’autres sociétés.

Le 3 avril, la municipalité, le comité de jumelage et le comité des fêtes seront associés pour une soirée dédiée au centenaire de la guerre 14-18 avec plusieurs interventions.
Il semble judicieux que nous tous, motivions les Longchampois pour que lors de cette soirée, la salle des fêtes soit comble.
Nous devons la reconnaissance à ceux qui nous ont défendu pour que nous soyons encore aujourd’hui citoyens français. Et encore merci aux enseignants de motiver les jeunes pour cette manifestation.

Concernant l’investissement en matériel et les travaux de maintenance, les projets suivants ont été réalisés pour une dépense de plus de 5000€.

Achats d’une poêle géante, de caisses pour chapiteaux, d’une tireuse à bière, d’une chambre froide, de matériel salle des fêtes, de matériel pour remorque : éclairage et rampes, de matériel pour ampli sono, de matériel pour arrimage des chapiteaux.

Le bilan financier donne un résultat positif pour l’année permettant de prévoir des projets.

Le président remercie la municipalité précédente et la municipalité actuelle pour l’octroi de la subvention, le panneau annonceur des manifestations et la mise à disposition des locaux : salle des fêtes pour la vaisselle, salle des sociétés pour l’informatique, la video et autres, la salle de matériel près du garage municipal et maintenant les box de la faïencerie , ces deux lieux pour le dépôt des chapiteaux, tables, mobiliers et autres.

Le président remercie les membres du bureau et toutes les personnes qui adhèrent aux projets du comité.

Vous avez tous votre place au comité. La diversité des activités doit permettre à chacun de trouver sa place selon ses compétences. Il faut rappeler qu’être adhérent ne vous oblige pas à participer à toutes les manifestations du comité.

RAPPORT DU SECRETAIRE : Jacques Profillet, secrétaire.

Le secrétaire présente le site du comité où chacun pourra trouver les diverses informations en particulier les listes de matériel avec bons de commande mais aussi les photos des différentes manifestations. Les associations sont invitées à transmettre leurs informations si elles le souhaitent.

RAPPORT DU TRESORIER : Jean Perdriset, trésorier.

Le bilan financier donne un excédent de 2761€ pour l’année 2014.
Les dépenses et recettes par article sont commentées : manifestations, dépenses administratives, fonctionnement, investissement et réceptions, recettes locations, subventions, cotisations…
Les sociétés adhérentes et les établissements publics recevront le bilan exact avec les montants des comptes bancaires, espèces et stocks à la date du 31/12/2014.

ELECTION DU BUREAU : 48 votants.

Sont élus : Hélène HARTER, Anne Laure LEPAUL, Jean CHALUMEAU, Alain CREUX, Franck MARTIN, Jean PERDRISET, Jacques PROFILLET, Edmond SIRURGUET.

Délégué relations mairie comité : Roland GOUJON.

Représentants au conseil d’administration : présidents d’associations adhérentes

AUTRES DECISIONS

COTISATIONS DES MEMBRES.

La cotisation a été fixée à 5€ pour 2016. Décision prise à l’unanimité

MATERIELS EN LOCATION POUR ADHERENTS .

Rappel : les adhérents acquittent le même montant que les particuliers pour les locations.
Une exception : le matériel est prêté gratuitement aux habitants pour les demandes de rassemblement après un enterrement. Certains demandent la salle des sociétés à la mairie, d’autres les chapiteaux au comité.

BONS DE COMMANDE.

Les sociétés doivent respecter la même procédure que les particuliers à savoir le dépôt d’un bon de commande
Le système de bons de commande nous permet de tenir un planning pour que le matériel ne soit pas demandé par plusieurs personnes ou sociétés en même temps, de faire un bilan des demandes et surtout de revenir en arrière en cas de détérioration.

MATERIEL SPECIFIQUE.

La participation financière demandée aux sociétés et aux établissements publics pour certains matériels : vidéoprojecteur, ampli sono, parquet est maintenue.

HYGIENE .

Nous devons être vigilants en matière d’hygiène : ports de gants alimentaires, interdiction de fumer derrière les stands, tenue des stands propre.

ECHANGES DE FOURNITURES.

Le comité souhaite que les transactions ,échanges de fournitures entre sociétés se fassent par chèque pour faciliter la comptabilité.

REGLEMENT DE LOCATION.

Le règlement de location a été quelque peu revu en insistant sur la procédure.
Ce règlement doit être signé par tous les locataires de matériel.
Le paiement de la location du matériel se fera absolument à l’enlèvement du matériel pour éviter les démarches pour non paiement.
Il en sera de même pour la caution demandée pour certains matériels en particulier les chapiteaux.

CONSIGNES D’UTILISATION DU MATERIEL.

Des consignes sont données au verso de la feuille règlement de location.

UTILISATION DES CHAPITEAUX.

L’achat de sangles, sabots et piquets a été effectué et sera poursuivi rapidement afin de mettre tout en œuvre pour que le risque d’incident soit réduit.

DISTRIBUTION DU MATERIEL .

Que ce soit à la salle des fêtes, à la salle du comité, il convient de respecter deux points :
les horaires, la main d’œuvre.

RELATIONS SOCIETES ET ETABLISSEMENTS PUBLICS .

Une certaine confusion existe pour certains domaines entre la municipalité et comité des fêtes ce qui nous a été démontré à plusieurs reprises par des habitants, par des établissements publics.
Exemples : demandes de salles ou de matériel. Le comité des fêtes doit garder une certaine indépendance.

INVENTAIRE DU MATERIEL .

Les listes complètes de matériel sont sur un fichier informatique.
Les valeurs indiquées du matériel sont les prix d’achats ou évalués pour le matériel acheté avant 2009. Chaque année, nous supprimons le matériel recyclé et ajoutons le nouveau matériel.

ASSURANCE.

Assurance : responsabilité civile environ 90€
Assurance matériel non
Etude en cours avec plusieurs sociétés d’assurance.

ADRESSE MESSAGERIE.

Afin de réduire les photocopies, les personnes ayant une adresse messagerie recevront les infos et les convocations par mail, les autres par courrier.
Les photocopies en grande série seront réalisées à l’extérieur.
Les petites séries seront réalisées ici même, les sociétés peuvent également en profiter.

PROJETS D’ACHATS  :

Matériel pour aménagement box de la faïencerie.
Châssis pour chambre froide.
Arrimage chapiteaux (suite).
Gobelets plastiques récupérables Lave verre.
Plancha à gaz industriel Four.
Travaux local (eau…).
Eclairage des chapiteaux (tubes fluo protégés)
Assiettes blanches.

GESTION DES CONSIGNES.

Plateaux et couverts : 2€ ; en cas de perte versement de 2€ au comité.
Gobelets :1€ ; en cas de perte versement de 1€ au comité.
Le logo est présenté : il se compose du logo du comité et d’un dessin effectué par E.Sirurguet rappelant Longchamp (assiette et pichet).

INFOS DIVERSES.

Verres cassés : prévenir pour remplacement
Assiettes ébréchées : à sortir de l’armoire
Perte de matériel : prévenir
Matériel location extérieur : décision du bureau
Déplacements : comptabiliser les kms en cas de déplacement obligé
Question : que faire en cas de décès d’un membre, après concertation, il est décidé de l’envoi d’une carte de condoléances par le bureau, pas d’avis de décès, pas de gerbes.
Mais rien n’empêche de faire quelque chose, à titre individuel ou collectif.

Fin de l’AG à 20h10 : la soirée se termine par un apéritif dînatoire.