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Compte rendu de l’Assemblée Générale 2014

mardi 11 février 2014   par Jacques

Associations présentes : Association Sportive Football, Les Amis du Muguet- Chorale , Comité de Jumelage, Billard Club, Cerf Volant, Foyer Le Verdot, Pétanque Longchampoise, Société de Chasse,Vit en Forme,
Nouvelles associations présentes : Association des parents d’élèves les Bailloutins, Fan Club Michel Orso
Associations absentes : néant M. Le Maire excusé, est représenté par ses adjoints

RAPPORT MORAL : Jean Chalumeau, président (résumé)
Le président ouvre la séance en remerciant tous les membres représentant les associations et établissements publics et souhaite la bienvenue aux deux nouvelles associations.
En 2013, le comité des fêtes était composé de 49 membres dont huit au bureau ; 29 représentent des sociétés, 20 sont indépendants.

L’année 2013 a parfois été difficile à cause de mauvaises conditions atmosphériques, lors des vides greniers mais quelques satisfactions cependant, en particulier au cours du weekend end Sport pour tous, tournoi inter quartiers du 23 juin qui a été une grande réussite avec 143 joueurs qui ont participé partiellement ou totalement aux différents jeux proposés.
Les dates suivantes ont été inscrites en mairie pour 2014 :
Vide greniers 27 avril, Sport pour tous inter quartiers 22 juin, brocante 14 septembre et éventuellement repas le 15 novembre.

Concernant l’investissement en matériel, les projets suivants ont été réalisés pour une dépense de plus de 5500€.
Achat de deux chapiteaux de 40m².
Achat d’un meuble guichet avec deux tabourets et un tiroir caisse.
Achat d’un escabeau, d’une petite friteuse et d’un petit congélateur
Achat d’un écran pour vidéoprojecteur.
Achat de casiers à verres et de verres pour la salle des fêtes.
Achat pour finition du chapiteau buvette et de housses de protection du matériel
Achat de bois et quincaillerie pour fabrication d’étagères et de meubles pour rangement de la salle du comité.
Un rappel : au cours des cinq dernières années, le comité a investit 26775 € en achat de matériel ou en dépenses pour réparer, modifier ou fabriquer du matériel. Le compte rendu financier qui vous sera présenté laisse apparaître un excédent en 2013 de 400€.

Le président remercie les membres du bureau qui donnent beaucoup de leur temps pour assurer le bon fonctionnement du comité et tous les membres qui s’investissent lors des manifestations et la commune pour l’octroi de la subvention municipale.
Il souhaite au nom du comité la réussite de toutes les manifestations organisées par les sociétés et établissements publics et manifeste la satisfaction du bureau de voir toutes les associations de Longchamp adhérer au comité.
« Vous avez tous votre place au comité, le comité n’appartient pas au bureau. La diversité des activités permet à chacun de choisir ses activités selon ses compétences »
Enfin il faut rappeler qu’être adhérent ne vous oblige pas à participer à toutes les manifestations du comité.

RAPPORT DU SECRETAIRE : Jacques Profillet
Le secrétaire présente le site du comité où chacun pourra trouver les diverses informations en particulier les listes de matériel avec bons de commande mais aussi les photos des différentes manifestations
Les associations sont invitées à transmettre leurs informations si elles le souhaitent.

RAPPORT DU TRESORIER : Jean Perdriset
Le bilan financier donne un excédent de 408.92€ pour l’année 2013.
Les dépenses et recettes par article sont commentées : manifestations, dépenses administratives, fonctionnement, investissement et réceptions, recettes locations, subventions, cotisations…
Les sociétés adhérentes et les établissements publics recevront le bilan exact avec les montants des comptes bancaires, espèces et stocks à la date du 31/12/2013.

ELECTION DU BUREAU
Président : Jean Chalumeau Vice président : Michel Mugneret
Secrétaires : Jacques Profillet, Josiane Bellot
Trésorier : Jean Perdriset
Responsable animations : Anne Laure Lepaul
Responsable matériel salle des fêtes : Murielle Burrau
Responsable matériel salle du comité : Alain Creux

COTISATIONS DES MEMBRES
La cotisation reste fixée à 5€ par l’AG . Elle est demandée pour être en conformité avec les statuts et n’a pas pour but de faire de la trésorerie.
Rappel : chaque adhérent est invité au repas de l’AG. De plus le repas est offert aux membres qui travaillent lors des manifestations.
Décision prise à l’unanimité.

MATERIELS POUR ADHERENTS
L’assemblée générale maintient les tarifs de location qui sont identiques pour les particuliers et pour les adhérents au comité. Les demandes de réduction pour les adhérents sont trop difficiles à mettre en œuvre et à contrôler.
Décision prise à l’unanimité.
Rappel exception : le matériel est prêté gratuitement aux particuliers pour les demandes de rassemblement après un enterrement.

BONS DE COMMANDE
Le système de bons de commande mis en place est maintenu ; il permet de tenir un planning, de faire un bilan des demandes et surtout de contrôler en cas de détérioration.
Les demandes sont à transmettre à Alain Creux (matériel, chapiteaux, tables…) Murielle Burrau (arts de la table) et Jacques Profillet (sono, vidéo, parquet..) : voir bons de commande.
Décision prise à l’unanimité.

ECHANGES DE FOURNITURES
Les demandes ou échanges de matériel devront être réglées par chèque pour faciliter la comptabilité : fournitures, boissons, photocopies, consommables (gobelets, gaz)
Décision prise à l’unanimité.

MATERIEL SPECIFIQUE
La participation financière par les sociétés et établissements publics pour certains matériels : vidéoprojecteur, ampli sono, parquet….est maintenue (voir bons de commande).
Cette participation financière est demandée pour du matériel spécial demandant beaucoup de maintenance et utilisé par peu de sociétés.
Décision prise à l’unanimité.

UTILISATION DU MATERIEL
Le président insiste sur le sérieux pour l’utilisation du matériel afin d’éviter des incidents en particulier l’arrimage des chapiteaux. L’assurance du particulier ou de la société est nécessaire.
Concernant l’hygiène, le nettoyage des tables, des grills, des friteuses, des réfrigérateurs, doit être effectué par l’utilisateur ! Pour la tireuse à bière qui doit être nettoyée après chaque utilisation, le comité s’en charge.
Pas de remarque des membres présents.

DISTRIBUTION DU MATERIEL
Le président demande que les locataires de matériel respectent les horaires convenus pour l’enlèvement et le retour du matériel et prévoient une main d’œuvre suffisante pour effectuer le chargement et le rangement, le comité n’assurant pas le travail.
Pas de remarque des membres présents.

RELATIONS SOCIETES ET ETABLISSEMENTS PUBLICS
Une confusion entre municipalité tout au moins commission municipale et comité des fêtes nous a été démontrée à plusieurs reprises par des habitants, par les établissements publics et même par des élus.
Si le comité est au service de tous, c’est uniquement pour l’acquisition de matériel et son prêt mais pas pour être pris en otage quant à l’organisation des manifestations des autres sociétés ou établissements publics. Une aide partielle d’accord, mais pas toute la journée ! Uniquement la distribution du matériel.
Le comité des fêtes doit garder une certaine indépendance.
Pas de remarque des membres présents.

INVENTAIRE DU MATERIEL
Les listes complètes de matériel sont sur un fichier informatique et seront transmises à chaque société et établissement public
Les valeurs indiquées du matériel sont les prix d’achats ou évalués pour le matériel acheté avant 2009.

PROJETS D’ACHATS :
Fabrication de caisses pour les chapiteaux : en cours
Mise en conformité de la remorque basse : éclairage et rampes d’accès
Système d’arrimage pour chapiteaux, sabots et sangles, sécurité oblige
Tireuse à bière : facile à transporter et pouvant être louée aux particuliers
Assiettes de couleur blanche en partenariat avec le lycée
Chambre froide ou réfrigérateur plus solide pour le transport

RENFORT : si parmi les sociétés présentes, des membres souhaitent se joindre au bureau pour quelques décisions, par exemple pour le choix de matériel ou pour des interventions, veuillez contacter le bureau.

COURRIERS : le président donne lecture d’une lettre de remerciements de la société Cerf Volant pour la participation du comité au téléthon.
Le président donne connaissance d’un courrier des directrices d’école et de la réponse du bureau. Le comité donne un avis favorable, à titre exceptionnel (dérogation de l’article 3 des statuts) pour l’organisation de la kermesse des écoles à Chambeire, le transport, la main-d’œuvre seront assurés par les parents d’élèves (voir règlement de location et bons de commande).

QUESTIONS DIVERSES :
Le président explique que le comité des fêtes a été approché par les Amis du Muguet pour participer à l’organisation du 1er mai. Une réunion aura lieu en mars.

Mme Bréchat, représentante de la société Fan Club Michel Orso, explique son projet d’organisation d’une manifestation à la salle des fêtes en collaboration avec le comité des fêtes.
Mme Alzon explique son projet d’organisation d’un défilé de carnaval le 15 mars. Le comité l’incite à se rapprocher de l’association des parents d’élèves, difficile cette année puisque le défilé est programmé le même jour que la soirée organisée par l’APE les Bailloutins ; à voir l’année prochaine.

Fin de l’AG à 19h50

Additif au compte rendu :
Pour réduire le nombre de photocopies, nous souhaitons que les sociétés et les établissements publics nous transmettre les adresses email des personnes qui désirent recevoir les informations : compte rendu, convocation….

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