Compte rendu de l’Assemblée Générale 2016

Associations présentes :
Les Amis du Muguet, Comité de Jumelage, Cerf Volant, Pétanque Longchampoise, Tennis club, Vit en Forme, Billard Club, Fan Club Michel Orso, Le Verdot.

Adhérents :
Jean-Michel BELLOT, Josiane BELLOT, Véronique BUFFET, Cécile BRECHAT, Françoise CHALUMEAU, Didier CLAUDON, Christelle DUCHET, Maurice COCHE, Alain et Francis CREUX, Jacqueline DAMONGEOT, Nicolas DEGREMONT, Vincent FRASCOLLA, Claudette et Serge GAY, Alain GROSJEAN, Aurélien JEUVREY, Manon JEUVREY, Philippe MALANDRE, Olivier LEBLANC, Gilles LEMAITRE , Mickaël MEDOLA, Jean-Louis MEDOLA, Liliane et Michel MUGNERET, Nadège QUESNEL, Christian MONIN, Patrice MOREAU, Alice PERDRISET, Peggy et Emmanuel PERDRISET, Stéphane PRAT, Jean-Philippe PETAZZI, Frédéric PITILLONI, Gérard REY, Bernard RIZET, Florence et Jean-Pierre ROSSELIN, Robert TESTORI, Jean-Michel VADOT, Bernard VERRIERE , Françoise et Daniel RINQUIN.

ORDRE DU JOUR

1. Rapport moral du Président
2. Rapport de la Secrétaire : Bilan de l’année
3. Rapport du Trésorier : Bilan financier
4. Election du bureau directeur
5. Présentation du nouveau site
6. Recueil 30ème anniversaire
7. Information : assurance du comité
8. Décisions et questions annuelles
9. Questions diverses

Le président ouvre la séance en saluant les participants venus nombreux à cette assemblée générale. Le Président indique que quelques adhérents se sont excusés et ont donné leur pouvoir et que les directrices d’école qui se sont également excusées sont représentées ce soir par Madame Sandrine MALANDRE-GAY. Le Président remercie Monsieur le Maire de sa présence, les conseillers municipaux et tous les représentants des diverses associations.

1. RAPPORT MORAL DU PRESIDENT : Jean CHALUMEAU (annexe) -->
Après lecture du rapport moral du président du comité des fêtes, Monsieur le Maire, Jacques PROST, à l’invite de Jean CHALUMEAU prend la parole et donne un merci appuyé au Président, aux membres du bureau et à l’ensemble des adhérents pour leur participation active à de nombreuses manifestations en lien avec la commune. Le comité des fêtes est un partenaire indispensable et incontournable de la mairie et c’est une chance pour la commune d’avoir à sa disposition une telle association avec des membres présents, actifs et toujours souriants. Monsieur le Maire n’oublie pas de remercier tous les anciens qui œuvrent depuis de longues années et rappelle qu’il reste un effort à faire sur la parité. Il se réjouit de l’adhésion de nombreux jeunes qui viennent soutenir l’équipe actuelle. Il précise également, qu’il reliera consciencieusement les courriers de novembre 2014 et février 2015 émanant du président du comité des fêtes pour apporter une réponse précise au sujet évoqué.

Jean CHALUMEAU fait part des courriers de remerciement et de satisfaction reçus de la société Cerf Volant pour le Téléthon et de Monsieur le Maire pour la fête nationale, la fête de la musique, les jeux inter-quartiers…

2. RAPPORT DE LA SECRETAIRE : Hélène HARTER

Nouvelle recrue en 2015, Hélène précise qu’elle est ravie de faire partie du Comité des fêtes.
En 2015, 8 réunions ont été tenues :
4 pour les membres du bureau
4 pour l’ensemble Bureau et adhérents.

Nous avons enregistré :
12 locations de vaisselle aux particuliers
17 locations de matériel aux particuliers tels que chapiteau....
Début 2015, le comité des fêtes était composé de 57 membres. Nous avons enregistré une adhésion en cours d’année, Bernard RIZET soit 58 adhérents fin 2015. Actuellement, nous sommes à 63 adhérents. Les membres du bureau ont radié 3 adhérents qui ne se sont jamais manifestés en 2015 et qui parfois sont même inconnus de certains membres et aujourd’hui nous avons le plaisir d’accueillir 8 nouveaux adhérents : Patrice MOREAU, Nicolas DEGREMONT, Jean-Louis MEDOLA, Gilles LEMAITRE, Patrice MUGNERET, Frédéric PITILLONI, Françoise et Daniel RINQUIN.

3. RAPPORT DU TRESORIER : Jean PERDRISET

Le bilan financier donne un excédent de 233.92€ pour l’année 2015 ce qui porte la situation des comptes du comité des fêtes au 31/12/2015 à 9 888.13€.
Les dépenses et recettes par article sont commentées au tableau au vu d’un fichier présenté sur vidéo : manifestations, dépenses administratives, fonctionnement, investissements et réceptions, recettes locations, subventions, cotisations…
Les sociétés adhérentes et les établissements publics recevront le bilan exact avec les montants des comptes bancaires, espèces et stocks à la date du 31/12/2015.

4. ELECTION DU BUREAU : 49 votants – 49 bulletins vierge de toute rature

Sont élus : Hélène HARTER, Anne Laure LEPAUL, Jean CHALUMEAU, Didier CLAUDON, Franck MARTIN, Jean PERDRISET, Jacques PROFILLET, Edmond SIRURGUET.
Délégués relations mairie comité : Roland GOUJON qui poursuit sa mission 2015 et après accord de Monsieur le Maire, Jean-Marc FRELIH qui prendra en charge la sono lors des manifestations communales et le montage et démontage du parquet au 14 juillet.
Représentants au conseil d’administration : Les présidents d’associations adhérentes
Le bureau se réunira prochainement pour définir les fonctions de chacun.

5. PRESENTATION DU NOUVEAU SITE

Jacques PROFILLET présente le nouveau site du comité où chacun pourra trouver les diverses informations en particulier les listes de matériel avec bons de commande mais aussi les photos des différentes manifestations. Les associations sont invitées à transmettre leurs informations si elles le souhaitent.

6. RECUEIL 30ème ANNIVERSAIRE

Présentation par Hélène de l’ébauche du recueil que l’on devrait finaliser rapidement pour une édition avant les jeux inter quartiers. Hélène fait remarquer que la tendance couleur verte à été choisie pour rester en phase avec la couleur du logo.
Les membres du bureau ont décidé de ne pas faire appel aux sponsors compte tenu de la crise actuelle et de limiter le nombre d’éditions. Chaque adhérent recevra le recueil en version papier. Un flayer sera distribué courant avril pour indiquer aux Longchampois (es) que le recueil sera disponible sur le site du comité des fêtes et proposera un coupon réponse pour les habitants qui ne disposent pas d’internet ou qui préfèrent l’impression papier ; ils pourront ainsi le recevoir moyennant la somme modique d’environ 2€ (prix à définir par le Bureau directeur). Merci à Véronique BUFFET qui s’investit dans une fresque pour la page de couverture.

7. ASSURANCE DU COMITE

Le Président apporte des précisions sur la nouvelle assurance du Comité des Fêtes.
Depuis 2015, le comité est affilié à la FNCOF (fédération nationale des comités organisateurs de festivités. L’assurance AXA couvre les garanties suivantes :
Dommages aux biens et responsabilités liées à l’occupation des lieux
Responsabilités liées aux activités
Responsabilités liées à l’occupation des lieux en dehors du lieu d’assurance
Garantie plus : dommages véhicules au-delà de la franchise
Dommages corporels par les membres adhérents
Extension professionnelle et civile garantie.

8. DECISIONS ET QUESTIONS ANNUELLES

COTISATIONS DES MEMBRES
La cotisation 2016 fixée à 5€ est reconduite à l’unanimité pour l’exercice 2017. Le Président fait remarquer que chaque adhérent est invité au repas de l’assemblée générale, que ceux et celles qui travaillent lors des manifestations ont le repas offert et parfois d’autres invitations viennent s’ajouter en fonction des finances.

MATERIELS EN LOCATION POUR ADHERENTS : Rappel
Les adhérents acquittent le même montant que les particuliers pour les locations
Une exception : le matériel est prêté gratuitement aux habitants pour les demandes de rassemblement après un enterrement. Certains demandent la salle des sociétés à la mairie, d’autres les chapiteaux au comité.

ADHESIONS
L’adhésion au comité des fêtes est soumise à l’accord du bureau (article 18 des statuts).
Remerciements aux sociétés qui participent, même parfois sans trop utiliser le matériel et un effort est demandé aux sociétés qui utilisent souvent le matériel sans trop participer. Cet article précise que le tarif de location du matériel demandé par les sociétés adhérentes tient compte de la participation de leurs membres aux manifestations organisées par le comité et du matériel demandé

BONS DE COMMANDE
Les sociétés doivent respecter la même procédure que les particuliers à savoir le dépôt d’un bon de commande. Transmettre vos bons de commande dès que vos dates sont fixées.

VAISSELLE ET MATERIEL SALLE DES FETES
Hélène HARTER– Tél : 03.80.37.89.77 OU 06.44.72.30.13 ou heleneharter@orange.fr

AUTRES MATERIELS
Didier CLAUDON contact uniquement de 16 h 00 à 19 h 00 au 06.27.02.35.27

MATERIEL SPECIFIQUE (sono…)
Jacques PROFILLET – Tél : 06.12.94.94.40

Merci de respecter les horaires fixés sur le bon de commande si horaires il y a.
Le Président supplée Hélène, les autres membres du bureau remplacent Didier.
Le système de bons de commande nous permet de tenir un planning pour que le matériel ne soit pas demandé par plusieurs personnes ou sociétés en même temps, de faire un bilan des demandes et surtout de cibler, par un retour en arrière, les auteurs en cas de détérioration. Jusqu’à présent, nous avons toujours été conciliants, dans la mesure du possible, pour les demandes ou commandes tardives. Un point sera fait avec le personnel de mairie qui n’indique pas aux locataires de la salle des fêtes que de la vaisselle et du matériel sont à leur disposition selon des règles prédéfinies.

REGLEMENT DE LOCATION
Le règlement de location a été corrigé notamment pour faire face aux remboursements des casses de vaisselle ou matériel que ce soit pour les particuliers ou les associations non adhérentes (ce qui était déjà mis en place) mais également pour les associations adhérentes qui bénéficient de prêt de vaisselle ou matériel à titre gracieux. Compte tenu du nombre important de casses, le comité des fêtes ne peut plus supporter à lui seul, le remplacement des objets brisés ou détériorés.
Ce règlement doit être signé par tous les locataires de matériel. Un exemplaire sera remis aux associations pour approbation et restera en vigueur jusqu’à la prochaine modification ou en cas de changement de présidence de l’association.

CONSIGNES D’UTILISATION DU MATERIEL
Des consignes sont données au verso de la feuille « règlement de location ».
L’attention, le sérieux sont-ils réels lorsque le matériel ne nous appartient pas ? Moi Président, cela faisait longtemps que j’en étais convaincu mais je misais sur la confiance. Par exemple, j’ai découvert que des tables du comité avaient changé de propriétaires.
On découvre du matériel en panne, des verres cassés, de la vaisselle brisée ou ébréchée. Nous sommes conscients que cela peut évidemment arriver mais la moindre des choses est d’alerter les responsables de location.

DECISION DU BUREAU
Nous avons dû prendre des décisions en cours d’année concernant la distribution du matériel. Pour les chapiteaux, tables et bancs, la distribution doit être effectuée par un responsable ; si cela était acquis, il en est de même maintenant pour la vaisselle. Vous pouvez réagir mais sachez que depuis 2009, les responsables du matériel passent beaucoup de temps à installer, réparer, nettoyer, ranger… et nous n’avons pas l’intention de céder en donnant les clefs à tout un chacun.

MATERIEL SPECIFIQUE
Une participation financière est demandée aux sociétés et aux établissements publics pour certains matériels lorsque le comité n’est pas dans l’organisation : vidéoprojecteur, ampli sono, parquet. Une réduction sur les tarifs peut être envisagée dans certains cas : mauvais temps, durée d’utilisation par exemple.

UTILISATION DES CHAPITEAUX
L’achat de sangles, sabots et piquets a été effectué et sera poursuivi rapidement afin de mettre tout en œuvre pour que le risque d’incident soit réduit. De plus, le président rappelle que l’assurance du particulier ou de la société est d’une grande importance. Des incidents quant à l’utilisation du matériel nous amènent à être très vigilants. Nous en sommes à plusieurs incidents sur les chapiteaux : le premier lors d’un 1er mai, le second au bord du terrain de foot, un autre en 2014 près de la salle des fêtes. Rien de bien grave pour l’instant mais rappelez vous la mini tornade un certain 14 juillet ; cela aurait ou finir très mal. Par conséquent, l’arrimage des chapiteaux doit être plus sérieux.

DISTRIBUTION DU MATERIEL
Que ce soit à la salle des fêtes, à la salle du comité, il convient de respecter deux points :
Les horaires et la main d’œuvre. Ce n’est pas aux responsables du comité d’assurer à eux seuls la manutention du matériel.

HYGIENE
Nous devons être vigilants en matière d’hygiène : ports de gants alimentaires, interdiction de fumer derrière les stands, tenue des stands propre.
Le nettoyage des grills, des friteuses, des réfrigérateurs, etc… c’est à l’utilisateur de l’assurer. Quant à la tireuse à bière qui doit être nettoyée après chaque utilisation, hygiène oblige, c’est un autre problème délicat et le comité s’en charge.

PHOTOCOPIES
Il est possible de faire des photocopies avec le matériel du comité. Pour une grande série, il est préférable de passer par un professionnel, cela coûte moins cher que l’achat de cartouches d’encre. Afin de réduire les photocopies, les personnes ayant une adresse messagerie recevront les infos et les convocations par mail, les autres par courrier.

ECHANGES DE FOURNITURES
Le comité souhaite que les transactions, échanges de fournitures entre sociétés se fassent par chèque pour faciliter la comptabilité. Au cours de l’année, quelques sociétés nous ont demandé des fournitures, boissons, alimentation, consommables (gobelets, gaz..) bien entendu, c’est possible à condition d’être prévenu suffisamment à l’avance. La réciproque est également possible.

POSTES NOUVEAUX
Poste à pourvoir « retour des consignes » et renforcement des postes à tenir (rotation)
Plateaux et couverts : 2€
Gobelets : 1€

REUNIONS
Généralement, une réunion est programmée pour l’organisation des manifestations. Il est possible de participer à la manifestation mais pas à la réunion ; dans ce cas, merci de prévenir. Bien entendu, ce serait bien de participer au moins une fois dans l’année à une activité.

INVENTAIRE DU MATERIEL
Les listes complètes de matériel sont présentées sur un fichier informatique.
Chaque année, nous supprimons le matériel recyclé et ajoutons le nouveau matériel.
A titre indicatif, le matériel de la salle des fêtes est évalué à près de 11 000€, celui de la salle du comité à 23 000€, celui des boxes à 20 000€ et celui de la salle des sociétés à 4 000€ soit un total de 58 000€ mais pour une valeur à neuf.

RELATIONS COMITE/COMMUNE
Roland GOUJON est le délégué relations commune/comité.
Jean-Marc FRELIH a été contacté pour s’occuper de la sono si la commune en a besoin. Il a pris également le parquet en charge lors du 14 juillet. Le bureau propose de le nommer 2ème délégué commune/comité.

INFORMATION DIVERSES
Le matériel demandé pour une location extérieure sera étudié par le bureau avant prise de décision. Le bureau se tient prêt à étudier toutes les propositions d’achat soit de projets notamment pour les jeux inter-quartiers ou le recueil du 30ème anniversaire.
Lors de projets importants, les présidents des sociétés adhérentes ainsi que les délégués commune/comité seront contactés pour donner leur avis. C’est en quelque sorte une décision collégiale au sein d’un conseil d’administration élargi.

PROJETS D’ACHATS
Arrimage chapiteaux - suite et fin 300€
Réfection du parquet : 500€
Achat assiettes blanches rectangulaires ou carrés : à prévoir 2 dimensions et pour 600 pièces : 5 000€
Eclairage de chapiteaux : 500€
Machine à glaçons : 200 à 500€ selon le modèle
Fabrication de caisse : 500 €
Malette avec tire-bouchons, limonadier, couteau
Chapiteaux rouge : 700€
Tous ces achats représentent environ une dépense de 8 000€ qui ne sera possible que si nos manifestations ont du succès et surtout une bonne météo qui apporte des clients. La décision d’achat des assiettes en une, deux ou trois fois ne sera prise qu’après résultat du vide grenier d’avril.

AUTRE PROJET
Une sortie au chalet gîte « les campènes » à Longeville Mont d’Or (39)

Le bureau présente ce qui sera dorénavant l’hymne du comité : « la chanson des comités » de la chanteuse Rosa dont voici le refrain
« Avec le comité, on fait toujours la fête
En hiver, en été, on fait tourner les têtes
Et quand vient le printemps, on s’amuse tout le temps
Et quand revient l’automne, c’est jamais monotone »

9. QUESTIONS DIVERSES
Pas de questions diverses.

Avant de clore la séance, le Président indique que les sujets évoqués ce soir sont pour beaucoup des rappels avec mise au point en fonction du vécu.

Clôture de l’assemblée générale à 20h suivie d’un apéritif et d’un repas avec participation de tous les membres pour le service.

La Secrétaire Le Président,
Hélène HARTER Jean CHALUMEAU